Bestellijst

Geen bestellingen

Cursusaanbod

Deze pagina bevat veel informatie. Indien u nieuw bent, lees de pagina dan wel helemaal omdat hier belangrijke informatie staat over de instellingen waarmee u uw cursusseizoen bestuurd. Indien u hier terugkomt om iets specifieks op te zoeken kunt u doorklikken naar een van de hoofdstukken:

Cursusaanbod Nieuwe cursus plannen Controle paneel Financieel Termijnen, Aantekeningen Categorie invullen
Docenten en lokaties koppelen Aantekeningen Inschrijvingen Navigatie (iconen) Kostprijsberekening Vervolgcursus
Kortingen, toeslagen en termijnen Sessies.        

Cursusaanbod

Na het voorbereiden van de cursusteksten, boeken, docenten, locaties en cursusbegeleiders is het mogelijk om de cursussen te gaan plannen. Kies het juiste seizoen om de cursussen in aan te brengen. Kies de optie “Cursusaanbod” en ga naar dit scherm:

Op dit scherm komt het cursusaanbod te staan van het seizoen waarmee u werkt. Normaal is dit het huidige seizoen, maar u kunt ook kiezen om met een volgend of vorig seizoen te werken. Dan staan op dit scherm de cursus van het door u gekozen actieve seizoen (rechtsbovenaan weergegeven).

Op het scherm staat een filter op categorie, docent of dag in de week om het aantal weer te geven cursussen overzichtelijk te houden. Indien u naar de cursusdetails doorklikt en daarvandaan terugkeert met behulp van het 'pijl naar links' icoon, dan zal de gekozen filter selectie blijven staan. Dit gebeurt niet indien u de menu optie opnieuw kiest! De volgorde kunt u bepalen door op de kolomtitel te klikken op het groene pijltje omhoog of omlaag. Indien u met de cursor even boven een icoon blijft wachten wordt de betekenis van het icoon (en dus de kolom) weergegeven). Indien een stippellijn onder de prijs staat, dan is er een ledenprijs ingevuld. In dat geval kunt u deze ledenprijs zien door weer even met de cursor boven de prijs te wachten.

Op het scherm worden steeds een in te stellen aantal cursussen tegelijk gepresenteerd. De standaard waarde is 25 cursussen tegelijk waarbij indien er meer cursussen zijn automatisch meerdere pagina's worden gemaakt. U kunt het aantal cursussen per scherm per volksuniversiteit zelf instellen op een andere waarde. Kijk hiervoor bij de systeem instellingen. Wellicht vindt u het prettig om die waarde voldoende hoog te zetten zodat u altijd al uw cursussen tegelijk op één lange pagina ziet. U kunt ook naar een bepaalde pagina met cursussen springen door op het paginanummer te klikken. Indien u op 'all' klikt dan komen ook alle cursussen tegelijk op het scherm te staan.

Verder is het scherm voorzien van een zogenaamde "Multi select" mogelijkheid. U kunt één of meerdere cursussen tegelijk "aanvinken" (selecteren) waarna u rechtsboven bij "Actie met selectie" een op de selectie uit te voeren actie kiest (bijvoorbeeld het maken van een presentielijst). Daarna klikt u op uitvoeren en wordt die actie voor u afgehandeld. Op deze wijze kunt u ook heel makkelijk cursussen klaarzetten voor de site of ze er juist af halen. De huidige te kiezen acties zijn:

  • Toon in de agenda van de site AAN/UIT
  • Toon op de site AAN/UIT
  • Toon de fomulierlink op de site AAN/UIT
  • Stuur een bevestiging AAN/UIT
  • Voeg de sessie datums toe aan de bevestiging AAN/UIT
  • Deelnemers lijst aanmaken (PDF)
  • Presentielijst (1 cursus per pagina in PDF)
  • Presentielijst (1 sessie per pagina in PDF)

Zodra u een van de presentielijst opties kiest, verschijnt er een regel met "Eerste sessie datum" en "Laatste sessie datum". Stel dat u alle cursussen in de lijst selecteert en hier een datum reeks invult (bijvoorbeeld volgende week maandag t/m volgende week vrijdag), dan krijgt u presentielijsten van alle geselecteerde cursussen, maar met alleen voor de cursussen die in die week worden gegeven en daarop staan dan alleen de sessies die in die week worden gegeven. Als u dus werkt met presentielijsten per lesdag (of lesweek of lesmaand enz), dan kunt u heel eenvoudig deze aanmaken.

Door op de cursusnaam te klikken gaat u naar het detail scherm met de cursusplanningsgegevens. De laatste vier kolommen geven de status van de cursus weer. Het aansturen hiervan wordt besproken bij de cursusdetails. 

Klik hier voor de instructiefilm "Het opzetten van een cursus deel 3 en een eerste inschrijving"

Nieuwe cursus toevoegen  Ga terug naar boven

Na het kiezen van mogelijkheid om een nieuwe cursus toe te voegen wordt het volgende scherm zichtbaar:

Cursusdetails0.png

Op dit scherm kunt u een cursus aan het programma toevoegen. Op dit scherm is het belangrijk dat u zich realiseert dat u een cursus aan het plannen bent en dat een te plannen cursus wordt opgebouwd uit het samenvoegen van alle eerder genoemde ingrediënten (cursustekst, locaties enz.). Verplicht bij de eerste invoer is het opzoeken van de cursus zelf (op te zoeken uit de "cursusteksten" door de titel van de cursus in te tikken) en een door u te bepalen cursuscode. Deze cursuscode wordt onderdeel van het inschrijfnummer van een cursist. Deze velden zijn aangegeven met de rode pijlen. 

Het ingevoerde cursusnummer moet uniek zijn binnen het seizoen!

Op het moment dat u het cursusnummer invoert en doorgaat naar de startdatum wordt gecontroleerd of het cursusnummer uniek is. Verder vult u in (indien van toepassing):

  •  Maximum: een eventueel aan te geven maximum aantal inschrijvingen. Tot en met dit aantal worden inschrijvingen deelnemer (mits de cursus uiteindelijk doorgaat). Boven dit aantal ontstaat een “wachtlijst”.
  •  Minimum: het aantal deelnemers waarmee de cursus kan doorgaan. Dit aantal kan worden gebruikt om bijvoorbeeld de automatische incasso in werking te zetten.
  •  Interne categorie (zie systeem instellingen)
  •  Cursus begeleider (opzoeken uit het personen bestand)
  •  Vervolg cursus (zie instructie verderop op deze pagina)

Belangrijk is het om te weten dat u bij een nieuw te plannen cursus de eerste keer op dit scherm het vakje krijgt waarmee u de datum, tijd, sessieduur en interval kunt opgeven. Als u deze gegevens bij het aanmaken van de cursus al kunt invoeren, dan is dat efficiënter. Naderhand kan dit ook worden gedaan, maar dan vanaf het sessie scherm. Dit scherm is te bereiken via de link in het blokje "Overzicht" op het cursus planning scherm.

De volgende velden kunnen vervolgens in het kader "Sessie gegevens" worden gevuld ten behoeve van de planning:

  •  Startdatum (via de kalender of rechtstreeks)
  •  De einddatum wordt uitgerekend aan de hand van de startdatum, het aantal sessies, de vakantieplanning en de interval
  •  Start tijd in het formaat hh:mm (de eindtijd wordt uitgerekend aan de hand van de sessie duur)
  •  Aantal sessies: het aantal bijeenkomsten van de cursus (in het "Overzicht" komt dit te staan als link naar de individuele sessies zodat u daar snel heen kunt klikken)
  •  Minuten per sessie: het aantal minuten dat één bijeenkomst duurt
  •  Op welke dagen in de week de cursus wordt gegeven. De dag van de startdatum staat al ingevuld, maar het kan zijn dat de cursus meerdere keren per week wordt gegeven.

Na het "Opslaan (en afmaken)" wordt de cursusplanning opgeslagen en worden de sessies aangemaakt (indien u de juiste informatie hebt ingevoerd). Daarna kunt u docenten en locaties koppelen. Zonder sessies is het nog niet mogelijk om een docent of locatie te koppelen. 

Voor de inhoud van de overige kaders op dit scherm zijn aparte hoofdstukken opgenomen.

Controle paneel  Ga terug naar boven

Vervolgens zijn een aantal instellingen op te geven bij de cursus:

 

  • Een cursus kent drie statussen: Er is nog niet bepaald of hij doorgaat, hij gaat door of hij is afgelast. Het kiezen van deze status heeft een invloed op de status van de later gekoppelde inschrijvingen. Gebruik deze selectie dus alleen indien de status ook echt aangepast dient te worden.
  • Een cursus kan in deze versie in drie seizoensdelen worden geplaatst: Najaar, Voorjaar en Zomer. Deze indicatie wordt voornamelijk gebruikt bij het maken van selecties in bijvoorbeeld overzichten.

In de midden kolom staan enkele instellingen per cursus.

  • Bevestig: Door dit aan te zetten geeft u aan dat bevestigingen automatisch verzonden mogen worden.
  • Lesdata vermelden: hiermee geeft u aan dat alle datums van alle lessen ook in de bevestigingsmail worden meegestuurd en op de site komen te staan.
  • Programmering afwijkend: Door dit aan te zetten geeft u aan dat de cursus bijvoorbeeld op een andere tijd start of op een andere locatie. Hier wordt dan in de te verzenden berichten naar de cursist extra aandacht voor gevraagd.
  • Parallel: Ook hiervoor geldt, als van de oorspronkelijk cursus een parallelcursus is gemaakt, geef dit dan hier aan zodat er bij de te verzenden berichten extra aandacht voor kan worden gevraagd.
  • Synchroniseer naar het DLP: Het Digitaal Leerplatform is een aanvullende optie op MijnVU om cursisten en docenten met elkaar digitaal cursusinformatie uit te laten wisselen. Indien u deze optie heeft besteld, dan kunt u de cursus activeren op het DLP door dit vinkje aan te zetten. Alles wordt verder automatisch geregeld: het overzetten van de cursus naar het DLP, het uitnodigigen van docenten en cursisten enz.
  • DUO Inschrijfformulier: sommige VU's bieden specifieke DUO cursussen aan (Dienst Uitvoering Onderwijs). Hiervoor geldt een andere inschrijfprocedure. Voor cursussen die daarvoor in aanmerking komen wordt dat hier aangeven. Het inrichten op de website dient altijd in overleg te gebeuren.

Dan de volgende vier vakjes. Deze hebben slechts één functie. Voor ieder vakje wat u aankruist ziet u in het overzicht van het cursusaanbod een vinkje verschijnen in plaats van een kruisje. Hiermee kunt u voor uzelf aangeven tijdens het opbouwen van het programma of alle gegevens van een cursus al compleet zijn. Zodra alle vier de kolommen op een vinkje staan, dan is het programma gereed. Dit wordt verder nergens gebruikt, het is alleen ter ondersteuning voor uzelf om sneller overzicht te houden op de voortgang van het opzetten van het cursusprogramma. De vakjes zijn:

  •  Basis info compleet: als de teksten en de categorie indeling compleet zijn kruist u dit aan
  •  Planning compleet: als de datum, tijd, locatie e.d. compleet zijn en ingevuld kruist u dit aan
  •  Docenten ingevoerd: als de docent(en) zijn gekoppeld kruist u dit aan
  •  Prijzen definitief: als de prijs (/prijzen) bekend zijn en ingevuld, dan kruist u dit aan

In de rechterkolom staan specifieke website instellingen. Er drie “check boxes” (“vinkjes”)  beschikbaar:

  •  Toon op website: deze cursus wordt meegenomen naar de website
  •  Toon in agenda: deze cursus wordt ook op de homepage getoond (binnen de regels van het CMS)
  •  Toon formulierlink: Indien u een cursus nog wel op de website wilt houden ter informatie maar er geen inschrijvingen meer op wilt laten plaatsvinden, dan kunt u de koppeling met het inschrijfformulier uitzetten.

Op de website kunnen 6 status indicaties staan:

  1. Inschrijving geopend
  2. Inschrijving nog open
  3. Inschrijving gesloten
  4. Cursus geannuleerd
  5. Aanmelden wachtlijst
  6. Binnenkort inschrijven

Wanneer wordt welke tekst geplaatst? 

  1. = Indien de cursus status nog op "Nog onbepaald" staat
  2. = Indien de cursus status "Gaat door" is EN "Toon formulierlink" aan staat
  3. = Indien de cursus status "Gaat door" is EN "Toon formulierlink" uit staat 
  4. = indien de cursus status "Gaat niet door" is
  5. = Indien de cursus status "Gaat door" is EN "Toon formulierlink" aan staat EN het aantal inschrijvingen boven het ingestelde "Maximum" is uitgekomen
  6. = Indien de cursus status nog op "Nog onbepaald" staat EN "Toon formulierlink" uit staat 

Vervolgens staan er nog specifieke website instellingen:

  • Meervoudig inschrijven: Hiermee kunt u per cursus aangeven of u toe wilt staan dat er meerdere inschrijvingen tegelijk op worden gedaan
  • Locatie tonen in lijst op de site: Hiermee kunt u aangeven of de cursus locatie ook op de lijst weergave moet komen (in de detail weergave staat deze standaard aan)
  • Volgorde (hiermee kunt u de volgorde van de cursussen bepalen binnen de categorie weergave indien u deze anders wilt dan alfabetisch
  • In Uitgelichte cursussen: deze cursus wordt getoond op de website onder "uitgelicht" (maximaal 2 cursussen tegelijk)
  • In Populair: deze cursus wordt getoond op de website onder "Populair" (maximaal 4 cursussen tegelijk)
  • Aanmelding naar pagina: toekomstige functie, nog niet gebruiken!

Financiële instellingen Ga terug naar boven

Cursusdetails3.png

  •  Prijs: dit is de normale prijs zonder kortingen zoals die ook op de bestellijst op de website wordt toegepast
  •  Materiaalkosten: dit is een bedrag voor de materiaalkosten
  •  Materiaalkosten apart afrekenen: Met een vinkje geeft u aan dat het bedrag niet in de prijs zit, maar apart aan de docent wordt betaald. 
    •  De vermelding op de MijnVU website is als volgt:
      •  Stel, de prijs is 100 euro en de materiaalkosten zijn 10 euro en zitten in de prijs. De vermelding is dan automatisch: Prijs: € 90,00 plus € 10,00 materiaalkosten. In de bestellijst komt € 100,00
      •  Stel, de prijs is 100 euro en de materiaalkosten zijn 10 euro en zitten niet in de prijs. De vermelding is dan automatisch: Prijs: € 100,00 plus € 10,00 materiaalkosten te betalen aan de docent(e). In de bestellijst komt € 100,00
      •  Stel, de prijs is 100 euro en de materiaalkosten zijn 10 euro en zitten in de prijs en er zijn twee termijnen van 50 euro. De vermelding is dan automatisch: Prijs: € 90,00 plus € 10,00 materiaalkosten, of twee termijnen van € 50,00. In de bestellijst komt € 100,00
      •  Stel, de prijs is 100 euro en de materiaalkosten zijn 10 euro en zitten niet in de prijs en er zijn twee termijnen van 50 euro. De vermelding is dan automatisch: Prijs: € 100,00, of twee termijnen van € 50,00 plus € 10,00 materiaalkosten te betalen aan de docent(e). In de bestellijst komt € 100,00
  •  Ledenprijs: in het geval van een verenigingsvorm krijgen leden vaak een speciale prijs die hier kan worden opgegeven.
  •  BTW: indien de cursus BTW-plichtig is, kan hier het percentage worden aangegeven (wordt gebruikt in kostprijs calculatie en op het overzicht "BTW aangifte").
  •  Welke korting? Hier kunt u aangeven welke korting wordt toegekend bij een website inschrijving voor deze cursus indien de cursist dit aangeeft (alleen icm MijnVU sites)
    •  Geen: geen korting van toepassing op deze cursus
    •  Gunstigste: indien u meerdere kortingsmogelijkheden biedt en de cursist die ook vraagt, wordt voor deze cursus de voor de cursist gunstigste korting genomen
    •  Alle kortingen: indien u meerdere kortingen biedt en een cursist zou alle in aanmerking komen, dan wordt voor deze cursus de gestapelde, hoogste korting berekend
    •  Uw specifieke korting: Indien u hier de door u opgegeven korting kiest, dan geldt deze korting voor deze cursus indien de cursist daarvoor in aanmerking komt. Voor een leeftijd gerelateerd korting wordt daarmee het invullen van de geboortedatum verplicht en voor een pasnummer gerelateerde korting wordt het invullen van het pasnummer (of couponcode) verplicht.

Indien "Incasso is mogelijk" is aangegeven, dan kunt u per cursus bepalen of en wanneer de incasso's voor deze cursus mee gaan in het aanmaken van een incassobatch:

  • Incasso tegenhouden: Indien het om wat voor reden nog niet de bedoeling is dat incasso's plaatsvinden op deze cursus, dan kiest u deze optie. 
  • Incasso bij inschrijven: Indien u wenst dat een incasso direct na het inschrijven wordt meegenomen in de incassobatch, dan kiest u deze functie.
  • Incasso vanaf minimum: Indien u wilt dat de incasso's pas meegaan in de incassobatch bij het bereiken van het minimum aantal inschrijvingen, dan kiest u deze optie.
  • Incasso vanaf startdatum: Indien u wilt dat de incasso's pas meegaan in de incassobatch bij het bereiken van de startdatum, dan kiest u deze optie.

Verder kunt u nog aangeven:

  • Volume korting: Hiermee geeft u aan dat deze cursus onder de volume korting regeling valt. Indien een cursist tegelijk inschrijft op meerdere cursussen die onder deze regeling vallen, dan krijgt hij/zij een extra volume korting. Het percentage en het maximum bedrag geeft u op bij de systeemwaarden. De volume korting komt bovenop een individuele korting. 
  • Terugbetalen:  Door dit aan te geven wordt bepaald dat een eventuele restitutie van het cursusgeld mag plaatsvinden.
  • Incasso mogelijk: hiermee geeft u aan dat voor deze cursus incasso mogelijk is. Kies vervolgens wanneer dit moet gebeuren en als het om termijnen gaat, vul dan het termijn schema!
  • Betaling in termijnen mogelijk: Hiermee geeft u aan dat u het voor deze cursus mogelijk maakt in termijnen te betalen. Termijnen is alleen van toepassing vanaf 2 of meer termijnen. Een automatische incasso van het totale bedrag is niet hetzelfde als een betaling in slechts 1 termijn! Dus, dit vakje aanvinken én het bijbehorende termijnschema opstellen mag alleen voor 2 of meer termijnen.
  • Incasso kosten doorbelasten: Indien u het mogelijk maakt om in meerdere termijnen te betalen, dan heet de eerste termijn in het systeem de aanbetaling. U kunt hier aangeven dat u de tweede en vervolg termijn wilt verhogen met een door u te bepalen bedrag voor de incassokosten. Als u dit niet doet, dan laat u dit vakje uiteraard leeg. Het bedrag van de kosten geeft u op bij de systeemwaarden.
  • Kosten aanbetaling doorbelasten: Indien u dezelfde incassokosten ook van toepassing wilt laten zijn op de aanbetaling (de eerste termijn), dan kruist u dit vakje aan.

Termijnen voorbereiden Ga terug naar boven

Indien u nu de termijnen wilt bepalen is het van belang dat u eerst de cursusgegevens opslaat. Doe dit met "Opslaan en afmaken" zodat u terug komt op dit scherm. Indien u "Betaling in termijnen mogelijk" had aangekruist (alleen bij 2 of meer termijnen!), dan verschijnt de onderstaande sectie:

Cursusdetails4.jpg

Nu kunt u op de link "Onderhouden" klikken waarna een venster opent om het schema aan te geven. Hier bepaalt u het aantal termijnen en de verdeling van de bedragen ten opzichte van de eerste termijn/aanbetaling. De datum van de eerste termijn geeft u niet aan want die wordt bij de inschrijving ingevuld aan de hand van de opties met betrekking tot het incassomoment. Dit schema is bedoeld om bij iedere inschrijving op een cursus waarvoor termijnen mogelijk zijn, de termijnen en de incasso momenten zo goed mogelijk voor te bereiden zodat u bij het inschrijven daar geen werk meer aan heeft. De link "onderhouden" geeft het onderstaande scherm:

Cursusdetails5.jpg

Op dit scherm staan een aantal gegevens en is een voorstel verdeling gedaan van de termijnbedragen en incassodatums. U kunt het aantal termijn vergroten met de + (plus) en indien u een termijn te veel heeft aangegeven de laatste weer weghalen met de - (min). Vervolgens kunt u het bedrag voor de eerste termijn aanpassen indien gewenst waarna de andere termijnen gelijk worden verdeeld. De som blijft altijd gelijk aan de bruto cursusprijs. De datums worden standaard op de 27ste van de maand gezet, maar u kunt zelf andere datums aangeven indien u dit wilt. Indien u tevreden bent over het aantal termijnen, de datums en de bedragen, dan kunt deze opslaan. Deze instelling worden bij iedere inschrijving op deze cursus overgenomen indien iemand heeft aangegeven in termijnen te willen betalen. Op inschrijving niveau kunt u deze waarden nog aanpassen, maar het is veel meer werk om dat bij iedere inschrijving te moeten doen vergeleken bij het eenmalig hier inrichten bij het aanmaken van de cursus. Pas bij de inschrijving worden eventuele kortingen verrekend met de prijs, maar voor de inrichting hier gaan we uit van de bruto prijs.

Aantekeningen Ga terug naar boven

Aantekeningen.png

Hier kunt u vrije teksten invoeren die u intern gebruikt om u te helpen bij de onderlingen communicatie over deze cursus.

Categorieen Ga terug naar boven

Categorieen.png

Hier kunt u aangeven onder welke categorie(en) deze cursus valt. Indien u meerdere niveaus heeft, klik dan alle niveaus aan. Deze vinkjes worden namelijk ook in de filters op de overzichtpagina gebruikt. Dus als u "Engels voor beginners" heeft onder "Engels" en dat weer onder "Talen", klik dan alle drie de niveaus aan.In combinatie met een MijnVU website mag u hier ook meerdere "takken" aanklikken. De cursus zal dan op de website langs alle aangegeven indelingen vindbaar zijn. Bijvoorbeeld, stel dat die cursus "Engels voor beginners" overdag wordt gegeven en u heeft een categorie "Overdag", dan zal die cursus ook onder "Overdag" te vinden zijn voor mensen die alleen belangstelling hebben voor een cursus overdag.

Koppeling Docenten en Locaties Ga terug naar boven

Klik hier voor de specifieke instructiefilm "Het koppelen van docenten aan een cursus en het invullen van docenten vergoedingen"

Na het opslaan van de basis gegevens van de cursus met "Opslaan en afmaken" komt u terug op dit scherm en ziet u onderaan de mogelijkheid om docenten en locaties te koppelen (met de +) of weer ontkoppelen (met de -):

Docentenkoppeling1.jpg

Hier kunt u de docent(en) toevoegen en de locatie(s). Zodra een locatie is gekoppeld kunt u met de + voor de locatie eventueel nog een specifiek lokaal voor deze cursus toevoegen:

Klik hier voor de specifieke instructiefilm "Het koppelen van locaties en lokalen aan een cursus"

Docentenkoppeling2.jpg

Bij de docent(e) kunt u door op de prijs of de vermelding OvO eventueel nog aangeven of voor deze cursus nog een afwijkende prijs is afgesproken voor deze cursus. Daarnaast kunt u nog aangeven of er nog een specifieke overeenkomst van opdracht is afgesloten door de datum waarop deze is gesteld aan te geven. 

Docentenkoppeling3.jpg

Met deze opzet is het invoeren van een cursus compleet.Doorloop deze handelingen voor alle cursussen die in het programma worden opgenomen en de administratie staat klaar voor het opnemen van cursisten (personen) en hun inschrijvingen.

Inschrijvingen Ga terug naar boven

Nadat er inschrijvingen op de cursus binnen zijn gekomen, staat bovenaan het cursusdetailscherm een lijst met de inschrijvingen:

Door op de link van het inschrijfnummer te klikken gaat u naar het inschrijfformulier terug. Door op de naam van de cursist te klikken gaat u naar de persoonsgegevens van die cursist. U ziet de status van de inschrijving, de betaalstatus en of er een mail verzonden gaat worden. Door op Ja of Nee te klikken past u deze status aan. En tenslotte kan de Super User nog een inschrijving weggooien (mits er geen betalingen op zijn geboekt) middels het icoon in de laatste kolom. 

Verder treft u een zogenaamde "multi-select" box aan. Zie het rode kader. U kunt alle inschrijvingen tegelijk kiezen of slechts enkele en vervolgens een actie kiezen. Bijvoorbeeld het versturen van een vrije mail. Indien u deze functie kiest, komt er een email verzend scherm tevoorschijn. Hierin geeft u het onderwerp aan en tikt u een tekst in. Boven die tekst wordt automatisch "Geachte heer (of mevrouw) Achternaam" gezet en onder de tekst staat de tekst die u in het sjabloon 'Email afslutiing' hebt ingevuld. Gekozen inschrijvingen waarvan de cursist geen email adres heeft opgegeven staan bovenaan in het zelfde venster. Deze kunnen niet gemaild worden, maar wellicht wilt u die even bellen of een briefje sturen. Deze functie maakt geen PDF voor deze groep. Tenslotte worden alle verzonden emails bewaard.

Een andere optie bij de multiselect is het versturen van de specifieke email waarmee een vervolgcursus kan worden aangekondigd naar de cursisten op deze cursus. Daarvoor geeft u aan wat de vervolgcursus is (ook in een ander seizoen) en stuurt u deze mail naar de gekozen selectie middels de actiekeuze. 

Dan is er ook nog de mogelijkheid om certificaten te maken. U kunt hier kiezen of u het door u eerst gevulde Nederlandse sjabloon gebruikt voor de geselecteerde inschrijvingen of de Engelse variant (mits door u gevuld uiteraard). Dit is dus onafhankelijk van de taalinstelling bij de cursist zodat u kunt kiezen welke taal certificaten u wilt aanmaken voor de gekozen groep cursisten.

Navigatie iconen Ga terug naar boven

In de header "Cursusgegevens" staat een rij iconen. Zodra u er met de cursus boven blijft staan, ziet u de uitleg verschijnen. Van links naar rechts:

  •  Stuur een mail naar de docent(en). Vul wel het docentensjabloon in, dat scheelt u bij elke mail veel werk!!!
  •  Ga rechtstreeks naar de cursustekst
  •  Maak een presentielijst
  •  Maak een presentielijst, 1 pagina per les
  •  Maak een deelnemerslijst
  •  Ga terug naar de lijst met cursussen met behoud van het filter
  •  Verplaats een cursus naar een ander seizoen:
    •  Zet voor dit icoon eerst bij de Instellingen -> Systeem -> Functionele instellingen de functie "Cursus verplaatsbaar" aan.
    •  Bij alle cursussen waarop nog geen inschrijvingen zitten wordt nu het "Cursus planningsgegevens" scherm een nieuw icoon geplaatst in de balk "Cursusgegevens" (helemaal rechts in de rij iconen). Klik op dit icoon en een venster opent waarin u aan kunt geven naar welk seizoen de cursus verplaatst moet worden
    •  Bevestig de keuze en u vindt uw cursus terug in de lijst bij het gekozen seizoen. Let op, de cursus, de sessies, de docenten en locaties worden overgezet. De categorie indeling wordt alleen overgezet bij het gebruik van MijnVU sites met een vaste categorie indeling. 

Ganaarcursustekst.png

Kostprijsberekening Ga terug naar boven

Het is mogelijk om een kostprijs berekening te doen op de cursus. Dit geeft u een indicatie van de prijs die u zou moeten vragen voor een cursus bij een bepaald aantal deelnemers (het calculatie aantal). De berekening houdt rekening met de volgende gegevens:

  • Calculatie aantal: het aantal deelnemers waarmee de kostprijs van de cursus kan worden bepaald op basis waarvan een prijs kan worden gekozen (zie "Kostprijs berekening" verder op deze pagina).
  • Aantal sessies en de minuten per sessie (lesuren)
  • De huur per uur (aangegeven bij de locatie of het lokaal)
  • Het honorarium en de onkosten per docent
  • De extra kosten per cursus, les of cursist
  • De "overhead" kosten (uitgedrukt in een DCU tarief, op te geven bij de systeem waarden)
  • Een mogelijke subsidie per cursus of cursist (een algemene subsidie zou verwerkt moeten zijn in de overhead kosten)

Onder "Aanvullende kosten componenten (optioneel):" staan enkele posten die worden gebruikt voor het bepalen van de kostprijs van een cursus:

  • Extra kosten per cursus: Denk aan 1 vaste post voor materiaal waar alle deelnemers gebruik van maken of wellicht de aanschaf van een speciaal gereedschap. Deze waarde wordt gebruikt voor de kostprijsbepaling.
  • Extra kosten per les: Denk hierbij bijvoorbeeld aan de voorbereidingskosten per les die zijn opgenomen in het bepalen van de cursusprijs. Deze waarde wordt gebruikt voor de kostprijsbepaling.
  • Extra kosten per cursist: Denk aan materiaalkosten per cursist die in de prijs moeten worden opgenomen. Deze waarde wordt gebruikt voor de kostprijsbepaling.
  • Subsidie per cursus: Mocht u een subsidie krijgen per cursus, dan kan deze hier worden ingevoerd. Deze waarde wordt gebruikt voor de kostprijsbepaling.
  • Subsidie per cursist: Mocht u een subsidie krijgen per cursist, dan kan deze hier worden ingevoerd. Deze waarde wordt gebruikt voor de kostprijsbepaling.

Vervolgcursus Ga terug naar boven

Het is mogelijk om de deelnemers op een bestaande cursus op enig moment een mail te sturen waarin ze de deelname op een vervolgcursus wordt voorgesteld. De voorbereiding kent de volgende stappen:

  • Vul het email sjabloon "Notificatie vervolgcursus" met een eigen standaard tekst. Die tekst kunt u per cursus voor het verzenden nog aanpassen, maar de tekst zal vaak hetzelfde zijn, vandaar het sjabloon
  • Maak de vervolg cursus aan in MijnVU en publiceer deze op de website.
  • Geef bij de lopende cursus aan om welke vervolgcursus het gaat (in het kader "Cursusgegevens"). Let er daarbij goed op dat u de juiste cursus kiest, in het juiste seizoen!! U mag namelijk een cursus EN001 en EN002 hebben in het huidige seizoen, maar ook in het volgende seizoen. U wilt echter de deelnemers op de cursus EN001 van dit seizoen doorverwijzen naar EN002 in het volgende seizoen! 
  • Kies de cursisten op de cursus waar de mail heen moet (aanvinken in de multi-select) en gebruik de nieuwe "Vervolgcursus notificatie mail" functie ("Actie met selectie").
  • Controleer de te verzenden mail (of pas hem nog aan) en stuur hem weg
  • Het effect: de cursist krijgt een mail met daarin de titel van de nieuwe cursus die gelijk een link is naar de site waardoor hij direct bij de juiste cursus terecht komt en kan inschrijven. DIt werkt dus niet als de cursus nog niet op de site staat (Let op: dit werkt alleen voor MijnVU sites)!! 

Kortingen, toeslagen en termijnen Ga terug naar boven

De prijs

Binnen MijnVolksuniversiteit.nl zijn veel combinaties mogelijk rond kortingen, toeslagen en termijnen. Op deze pagina worden deze nog een keer samengevat omdat ze op verschillende plaatsen in het systeem terugkomen. Het bepalen van de prijs die een cursist betaalt start bij de vastgestelde cursusprijs. Die prijs kan overigens de normale prijs zijn of, in het geval van een lid/donateur, een speciale prijs. Beide prijzen worden bij de cursus planning opgenomen. Op het moment van inschrijven wordt gekeken of de cursist lid/donateur is (geworden) of niet en aan de hand daarvan wordt de prijs bepaald.

Kortingspas

Het is mogelijk om een vast korting te kiezen (bijvoorbeeld een stadspas of een seniorenpas) en die korting wordt van de prijs afgetrokken. Het aangeven welke passen mogelijk zijn met hun vaste kortingspercentage gebeurt bij de systeemwaarden en mag alleen door de superuser worden gedaan.Het kiezen van de juiste korting (1 per formulier) wordt tijdens het inschrijven gedaan.

Correctie bedrag

Het is ook mogelijk om nog een extra korting te geven middels het veld "correctie". Deze kan bestaan uit een zelf te bepalen bedrag (een les niet gevolgd, een vrijwilligerskorting enz.) De reden kan op het formulier worden aangegeven. Voer een positief getal in want het wordt door het systeem in mindering gebracht.

Volume korting

Het kan gebeuren dat een VU een volume korting geeft. Bij het inschrijven op meerdere cursussen waarop deze korting van toepassing is, kan een percentage in mindering worden gebracht. Het percentage is bij de systeemwaarden op te geven en per cursus is te bepalen of de volume korting geldt. Maar, het is bij handmatig invoeren voor het systeem niet te zien of iemand voor de korting in aanmerking komt. Bij de eerste inschrijving is het nog niet bekend of er nog een tweede inschrijving volgt en bij de tweede inschrijving is de eerste al verwerkt. Kortom, lastig. De volgende oplossing is bedacht voor deze regeling. Indien een inschrijving wordt gedaan op een cursus waarvoor volumekorting geldt, dan is dit zichtbaar op het formulier in de vorm van het bedrag van de korting. De persoon die de inschrijvingen overneemt (van een papieren formulier, het is immers een handmatige inschrijving), die kan zien of er van dezelfde persoon meerdere inschrijvingen zijn (op hetzelfde formulier of wellicht op meerdere). Schrijf de korting per inschrijving even op het papieren formulier en tel ze bij elkaar op. Bij de laatste inschrijving van deze persoon wordt dan de totale korting in mindering gebracht in het veld "correctie". Hierbij kan rekening worden gehouden met een eventueel maximum volume korting bedrag. Bij de automatische inschrijvingen zal dit geen probleem zijn, dan worden alle inschrijvingen van dezelfde persoon tegelijk beoordeeld en wordt een volume korting verwerkt in het af te rekenen bedrag.

Het te betalen bedrag

Na het aangeven van de kortingen blijft er een te betalen bedrag over wat onder aan de streep staat als "Bedrag". 

Incasso ineens

Indien dit bedrag middels automatische incasso wordt geïnd in één betaling, dan kan het vakje incasso worden aangekruist. Dit kan alleen voor cursussen waar vooraf, bij de cursus, is aangegeven dat incasso mogelijk is. Op het moment dat dit wordt gedaan, dan wordt een record aangemaakt waarmee de incasso wordt voorbereid. Het systeem zal namelijk alle incasso's uitvoeren die uitgevoerd mogen worden met een datum tot de dag van het aanmaken van de batch. Daarom zal de incasso datum van één incasso altijd op de inschrijfdatum staan óf op de startdatum (afhankelijk van de instelling bij de cursus). Indien de incassorun wordt gemaakt, dan wordt gekeken of de incasso mag plaatsvinden aan de hand van de datum (op of vóór de dag waarop de batch wordt gemaakt), de cursus status (doorgaan of niet, afhankelijk van de instellingen) en het minimum aantal inschrijvingen (vanaf het bereiken van het minimum of niet, afhankelijk van de instellingen). 

Incasso in termijnen

Indien het mogelijk is om een cursus in termijnen te laten incasseren (geldt alleen voor automatische incasso), dan moet dit eerst bij de cursus worden aangegeven. Bij de cursus wordt dan ook een incasso schema vooraf ingesteld. Daarbij zal de eerste termijn af kunnen wijken van de rest. De eerste termijn kan namelijk ook als aanbetaling worden gebruikt en wellicht een hoger bedrag kennen dan de overige termijnen. Dat mag de VU zelf bepalen inclusief het aantal termijnen per cursus. Het incasso schema dient te worden aangemaakt vanuit de normale prijs. Kortingen worden later verrekend bij het inschrijven. Als dit schema is aangebracht, dan is het bij de inschrijving mogelijk om aan te kruisen dat er een betaling in termijnen wordt toegestaan. Op het formulier wordt dan het incasso schema ingevuld met de vooraf bepaalde bedragen. Echter, indien een korting van toepassing is, dan wordt die gelijk verdeeld over de termijnen vanaf de tweede termijn. De eerste termijn blijft zoals hij was ingevuld in het schema. Hier van afwijken kan alleen door iedere termijn handmatig in te vullen. Het resultaat moet altijd zijn dat het openstaande bedrag naar nul gaat.

Incasso kosten

Het is mogelijk om incasso kosten door te belasten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de kosten voor de eerste termijn (de aanbetaling) of de kosten voor de overige termijnen. Indien alleen kosten worden doorbelast voor de overige termijnen (aan te geven bij de cursus), dan worden deze kosten op het formulier zichtbaar gemaakt en opgeteld bij de prijs. Het bedrag wordt dus hoger. Vervolgens worden de kosten verdeeld over de termijnen. Als ook kosten in rekening worden gebracht voor de incasso van de aanbetaling (eerste termijn), dan moet dit aan worden gezet bij de cursus. Dit moet ook indien er kosten worden doorbelast voor een incasso in één keer, want dit is feitelijk een aanbetaling van 100%.

Mutaties na de inschrijving

Hiermee zijn de varianten in prijzen en kortingen aangegeven. Los hiervan is de mogelijkheid om later (na de inschrijving) nog correcties aan te brengen op het formulier. Bijvoorbeeld wanneer iemand halverwege de cursus ziek wordt en een restitutie krijgt. Dit is een credit post die met de hand is aan te brengen. De reden kan in de notitie worden gezet. Ook als iemand nog wat extra lessen krijgt en moet bijbetalen, dan is dit aan te geven op het formulier inclusief de wijze waarop dit wordt voldaan.

Sessies Ga terug naar boven

Door op de link met het aantal sessies te klikken gaat u naar een nieuw scherm waar alle details per les te zien en aan te passen zijn. Ga hiervoor naar de help pagina: Sessies