Bestellijst

Geen bestellingen

Financieële overzichten

Mutatieoverzicht

Het mutatie overzicht is een Excel spreadsheet met een tabblad per betaaltype. Voor het aanmaken kan een datum reeks worden opgegeven zodat het mogelijk is om bijvoorbeeld per week een overzicht te maken van de transacties in die week.

BTW Overzicht

Dit overzicht geeft binnen de opgegeven periode de verhouding weer tussen de omzet waarop BTW wordt geheven en de omzet die BTW vrijgesteld is. Op basis van deze verhouding kan de BTW verrekening plaatsvinden.

Opbrengst en kosten verdeling

Dit is een Excel export die op basis van de mutaties een inzicht geeft in de verdeling van de kosten en opbrengsten per kalenderjaar.

DCU overzicht

Dit overzicht biedt een Excel bestand waarmee eenvoudig een draaitabel gemaakt kan worden. Soms wilt u de DCU per seizoen zien en soms per kalenderjaar (ivm de opgave naar de bond). De DCU's worden in een seizoen of een kalenderjaar geplaatst aan de hand van de startdatum van de cursus. Voor de duidelijkheid, alle DCU's van die cursus vallen dan in hetzelfde seizoen of cursusjaar. Er is geen uitsplitsing over de seizoen of kalenderjaren heen!Voor een aanvullende instructie hoe u eenvoudig een draaitabel kunt maken. Klik op de youtube link voor een instructiefilm met geluid: http://www.youtube.com/watch?v=oybOdUCKR_o&feature=youtube_gdata_player. (u kunt het YouTube scherm vergroten voor een betere zichtbaarheid)

Management overzicht

In het managent overzicht staan de kosten en opbrengsten binnen het lopend seizoen uitgewerkt. Mede op basis hiervan kan worden beoordeeld welke cursussen door kunnen gaan en welke niet. 

Opbrengsten en kosten per op te geven periode

Een overzicht waarin op basis van de gegeven lessen alle kosten en opbrensten in een op te geven periode worden opgesomd. De periode kan dus ook bijvoorbeeld een kalenderjaar zijn. Er is maar één voorwaarde: de lessen moeten goed ingevuld en bijgehouden zijn.

Locatiekosten

Het overzicht met locatiekosten is een Excel met de locatiekosten voor alle cursussen die doorgaan.

Kortingen

Het kortingen overzicht is een excel export met alle inschrijvingen waarop een korting van toepassing is.

IB47 (Beta)

De IB47 Excel kan worden aangemaakt over een op te geven periode, bijvoorbeeld een kalenderjaar. Maar om te beoordelen wat er dan in komt, is het van belang te begrijpen hoe de docenten betaling module werkt. En als die het afgelopen jaar helemaal niet is gebruikt, dan kan dit overzicht nog steeds worden gemaakt, maar komt het wellicht niet overeen met wat u daardwerkelijk heeft betaald (dat is dan namelijk niet vanuit MijnVU gedaan). Dus eerst de theorie. 

Op het docenten betalingsscherm geeft u een periode op waarover betaalrecords aangemaakt moeten worden. Zie ook het hoofdstuk over deze module. Dat gebeurt bijvoorbeeld in oktober over de maand september. MijnVU kijkt dan per les welke docent die les had gegeven en maakt dan per les aparte regels aan voor het honorarium en de diverse onkosten opties. Het is dan ook mogelijk om nog een memoriaal regel toe te voegen per docent, al dan niet gerelateerd aan een cursus of een les. Als er iets niet klopt of niet volledig is, dan is het over het algemeen het eenvoudigst om alle records te selecteren en weg te gooien. Daarna wordt de fout hersteld (bijvoorbeeld ergens een vergoeding vergeten) en wordt voor dezelfde periode de berekening nogmaals gedaan. Alle records worden dan opnieuw aangemaakt. Een update kan ook. Dan blijven de eerder berekende regels staan, wordt de fout hersteld en wordt de berekening opnieuw gedaan. Maar let dan erg goed op: bestaande regels worden aangepast, nieuwe worden toegevoegd indien van toepassing maar foute worden niet (nooit) verwijderd! Dat moet met de hand gebeuren in het scherm. Vandaar het advies: gooi alles weg en doe het opnieuw. Dat voorkomt verrassingen. 

Als op die manier voor alle betalingen alles klaar staat, dan kan er een betaal batch van worden gemaakt. Alle niet weggefilterde regels gaan in dezelfde batch. Dus stel dat er een batch per docent zou moeten komen (niet erg efficient, maar het kan), filter dan op één docent en maak de batch. Dan zit die docent in die batch en de rest nog niet. Of, filter op alle docenten met contractvorm Honorarium. Dan gaan die naar één batch en de rest (bijv. ZZP, Salarisverwerking) niet.

Belangrijk voor het IB47 overzicht: Op het moment dat regels in een batch zitten, zijn ze niet meer zichtbaar op het overzichtscherm waar de betalingen nog worden nagekeken. Maar ze zijn er nog wel, alleen niet zichtbaar omdat het scherm alleen regels toont zonder batchnummer. Regels die nog niet in een batch zitten dus. En als alle regels weg worden gegooid, zijn dat alleen de regels zonder batchnummer. Alles wat al eerder in een batch is gegaan, blijft bewaard. 

Dus, als een IB47 wordt gemaakt, komen daar op het moment van maken alle regels in die eerder in een batch zijn gekomen én alle op dat moment op het docenten betalingsscherm zichtbare regels. Dus die regels die nog niet in een batch zijn gekomen!!! In theorie houdt dat dus voor MijnVU in dat ze ook niet zijn betaald! Maar omdat MijnVU slechts de daadwerkelijke betaling voorbereid via SEPA bestanden, kan de werkelijkheid die door de organisatie zelf wordt uitgevoerd ook verschillen van de registratie in MijnVU. Dat is de eigen verantwoordelijkheid. 

En als een batch is 'teruggedraaid' (op basis van de normale functionaliteit), maar wel al betaald zou zijn... dan is het nog lastiger. Kortom, het werkt indien correct gebruikt. Maar met deze toelichting is in ieder geval duidelijk wat er in MijnVU gebeurt.