Bestellijst

Geen bestellingen

Inrichting

Het menu Inrichting kent een aantal opties. Die opties staan op deze pagina nader toegelicht.

  1. Instellingen
  2. Keuzelijsten
  3. Seizoenen
  4. Categorieën
  5. Bijlagen
  6. Locaties
  7. Sjablonen

INSTELLINGEN 

Het scherm Instellingen kent 5 tabbladen:

  1. Algemeen: Dit zijn de algemene gegevens mbt uw instelling. Er is een veld 'Google analytics'. Hierin kan de GA code worden opgeslagen. Hij wordt (nog) niet automatisch naar de website overgezet. 
  2. Standaard waarden: Hier kunnen de standaardwaarden worden ingesteld die gelden bij het aanmaken van een nieuwe cursus in het programma. Nieuw in deze versie is de mogelijkheid om het incassomoment in te stellen op een x aantal dagen voor aanvang van de cursus.
  3. Functioneel: Hier staan een aantal opties die de werking van het programma beïnvloeden:
    1. Incasso automatisch boeken: Zou eigenlijk altijd aan moeten staan. Als dit uit staat, dan moet u elke incasso na het uitvoeren ervan in de administratie markeren als uitgevoerd. Met dit vinkje aan gebeurt dat automatisch. Als er een keer een stornering is, dan markeert u dat bij die inschrijving. 
    2. Alleen bevestigen indien betaald: Als dit aan staat, dan wordt een bevestiging van deelname alleen verzonden indien de betaling is geregeld. Voor iDeal houdt dat in dat het geld dan al is ontvangen, voor incasso houdt dat in dat de machtiging is afgegeven (hoeft nog niet uitgevoerd te zijn!).
    3. Incasso alleen bij doorgaan: spreekt voor zich.
    4. Exporteer alleen het huidig seizoen: Niet aan te bevelen. MijnVU is ingesteld om de website te updaten met alle beschikbare cursussen waarbij seizoenen in elkaar kunnen overlopen. Met deze instelling werkt dat niet meer en worden alleen cursussen in het huidig seizoen gepubliceerd.
    5. Cursus verplaatsbaar: Met deze instelling geeft u aan dat een cursus verplaatsbaar mag zijn tussen seizoenen. 
    6. Bewijs van deelname in bevestiging: hiermee wordt een bewijs van deelname aan de bevestiging toegevoegd. Wordt bij een enkele Volkauniversiteit toegepast. 
    7. Gebruik eigen mailbox: Helaas is deze optie nodig indien u problemen ondervindt met de mailaflevering. Door te mailen met uw eigen server kunt u die problemen proberen te voorkomen. Indien dit vinkje wordt aangezet, moeten de gegevens eronder nauwkeurig worden ingesteld én door u getest.
  4. Kortingen: Voeg op dit tabblad de kortingen in zoals u die wilt toepassen. Bij elke cursus dient u vervolgens aan te geven of die korting van toepassing is. Als een korting op elke cursus van toepassing is, kunt u dat met een vinkje aangeven. Let wel op, dat geldt niet voor eerder aangemaakte cursussen. Als u een korting later toevoegt dan de korting en die korting moet van toepassing zijn op de cursus die al in het systeem zat, dan moet u die korting daar alnog aangeven.  
  5. Financieel: Hier vult u een aantal standaard waarden in die nodig zijn voor berekeningen, instellingen en incasso's. 

Keuzelijsten

Op dit scherm staan een aantal keuzelijsten die in de applicatie worden gebruikt. In de oude versie waren deze vaak door MijnVU bepaald. In de huidige versie kunt u hier zelf meer variatie in aanbrengen. Boven elke keuzelijst staat een knop 'Toevoegen' waarmee u waarden aan de lijst kunt toevoegen. Het aanpassen van de lijst gaat via de iconen. Het gaat om de volgende lijsten:

  1. Contracttype: Om een docent goed te kunnen administreren moet u bij elke docent kunnen kiezen welk type contract die heeft. Hier kunt u de type bepalen. Soms zal dat enkel bijvoorbeeld OvO zijn, maar wellicht heeft u ook Freelance of Loondienst e.d. 
  2. Lesstatus: Hier geeft u aan welke status een les kan hebben. Als bijvoorbeeld een docent is verhinderd, dan is een handige lesstatus 'Docent verhinderd'. Zodra dan een les uitvalt, wordt dit als reden ook bij die les getoond ter informatie van de cursist. 
  3. Omschrijving roostervrije dagen: Geef hier alle mogelijke soorten roostervrije dagen op. Denk aan Kerstvakantie, Zomervakantie, Koningsdag enz. U kunt deze waarden daarna gebruiken bij het bepalen van de roostervrije dagen.
  4. Opleidingsniveau: Indien u bij deelnemers het opleidingsniveau wilt vastleggen en gebruiken, dan kunt u hier de keuze opties invoeren.
  5. Nationaliteit: Indien u bij deelnemers wilt vastleggen waar ze vandaan komen (voor sommige regelingen verplicht), dan kunt u hier de keuze opties invoeren. Dit is niet een standaard lijstje met landcodes. Sommige regelingen willen namelik weten of iemand uit de EU komt, of uit Europa, niet EU, Azie, Afrika enz. 
  6. Cursustype: Hier kunt u zelf cursustypen toevoegen. In de oude versie was dit een lijst met opties voor alle gebruikers, in deze versie kunt u uw eigen lijstje bepalen. Bij het invoeren wordt wel gevraagd hoe de weergave moet zijn op de website in enkelvoud en meervoud om de informatie op de site in orde te houden. En als u een tweetalige site heeft, dan moet dit ook worden vertaald naar het Engels!
  7. Website statusomschrijvingen: Deze lijst zal gebruikt gaan worden om de tekst die op de website in de inschrijfknoppen verschijnt, zelf te kunnen bepalen. Hier hebben veel klanten op aangedrongen en in deze versie zal dit mogelijk gaan worden.

Seizoenen

Op het scherm Seizoenen kunt de seizoenen instellen. Voor de weergave van de grafieken op het dashboard raden wij wel aan om consequent de omschrijving jaar-jaar aan te houden (dus bijvoorbeeld, 2020-2021). Geen variaties met andere koppeltekens e.d. Het kan wel, maar dan is de sorteervolgorde soms lastig aan te houden. Ook halve seizoenen wordt niet aangeraden ivm de rapportages. 

In de lijst met seizoenen kan worden aangegeven welk seizoen het 'huidige' is. Dat is door de kalender bepaald. Als je nu binnen de start en eind van een bepaald seizoen bent, dan is dat het huidige seizoen. De instelling van het huidige seizoen is in de laatste kolom te zien (Huidig seizoen = 'Aan') en is in te stellen met het betreffende icoon. Dat doe je dus eigenlijk 1 keer per jaar. Het actieve seizoen stel je bovenaan in. Je kiest daar het seizoen waarmee je wilt werken. En bij inloggen zal voor alle gebruikers het actieve seizoen initieel ingesteld staan op het huidige seizoen. 

Tenslotte: het instellen van de roostervrije dagen doe je voor het ACTIEVE seizoen. Het seizoen dus waarvan het bolletje GROEN is. Kies een ander actief seizoen in de de header bovenaan. 

Categorieën

Bouw hier de categoriestructuur op zoals die op de website moet worden getoond. Indien de website tweetalig is moet ook de Engelse vertaling worden toegevoegd. Doe dit door eerst een (sub)categorie aan te maken en op te slaan. Als die dan weer aangepast wordt, dan staan de vertaalknoppen erbij. 

Bijlagen

De 'bijlagen' omvat alles wat bij een cursus wordt toegevoegd. Plaatjes, readers, boeken enz. Voeg ze hier toe en onderhoud ze. Ze zijn te koppelen bij de cursustitels. 

Lokaties

Voeg hier alle lokaties toe waar les wordt gegeven. Bij de cursus wordt dan de juiste lokatie gekoppeld. Bij het toevoegen van een nieuwe lokatie wordt eerst de naam gevraagd. Na het opslaan is het mogelijk om de aanvullende gegevens én de lokalen toe te voegen. 

Sjablonen

De sjablonen module is sterk veranderd sinds de vorige versie. Uiteraard zijn er nog steeds de standaard sjablonen voor mails die worden verzonden afhankelijk van de cursus- en inschrijfstatus. Die sjablonen kunnen alleen worden aangepast maar niet worden verwijderd. Voor die sjablonen staat alleen een vlaggetje als icoon om aan te geven dat van zo'n sjabloon alleen de tekst in het Nederlands en het Engels kan worden aangepast. 

Met ingang van deze versie is het echter ook mogelijk om eigen sjablonen te maken. Omdat hier nogal wat opties zijn (die overigens deels ook in de standaard sjablonen aanwezig zijn), is er een aparte pagina gemaakt met instructies over het aanmaken en gebruiken van de sjablonen