Bestellijst

Geen bestellingen

Instellingen->Systeem

De super user kan op het hieronder zichtbare scherm een aantal waarden instellen waarmee het systeem werkt. Het scherm is in een aantal hoofdgroepen ingedeeld om het overzicht te behouden:

Ga naar: Algemeen, Financieel, Factuur, Standaard waarden, Functioneel, Weergave

Tabblad "Algemeen en Kortingen"

Onder "Algemeen en Kortingen"  staan een aantal gegevens over uw volksuniversiteit. 

Het test email adres niet vergeten: Gebruik uw eigen adres of maak een nieuw hotmail of gmail adres aan. Naar dit adres worden bevestigingen gestuurd waarmee u het verzenden van bevestigingen eerst wilt testen zonder dat de cursisten deze inschrijvingen te zien krijgen.

Kortingen

De laatste handeling voor de super user bestaat uit het aangeven van een aantal kortingsmogelijkheden:

Met de groene plus zijn ze toe te voegen en met de oranje min weer te verwijderen. Met het potlood zijn ze aan te passen. Deze kortingen verschijnen bij het inschrijven als keuze op het inschrijfformulier. Lees voor een aanvullende toelichting ook dit artikel.

Tabblad "Financiele instellingen"

Fin instellingen.png

Hier staan een aantal door het systeem gebruikte getalswaarden. Waarschijnlijk zijn ze niet allemaal van toepassing op uw volksuniversiteit:

  • Bedrag lidmaatschap: Het bedrag wat wordt ingevuld indien bij een persoon wordt aangegeven dat het een lid is. 
  • Kortingspercentage indien met een volume korting wordt gewerkt
  • Max. korting per cursist. Indien van toepassing wordt bewaakt hoeveel korting een cursist al heeft gekregen en of deze dit een maximum overschrijdt.
  • DCU tarief: wordt als overhead factor gebruikt in de kostprijsberekening. Stel dat u jaarlijks 20.000 euro aan overhead kosten heeft die niet aan een cursus zijn te relateren (huur, internet, energie enz) en 20.000 DCU's per jaar aan lesuren levert, dan is de overhead 1 euro per DCU. Op deze manier kunt vrij nauwkeurig de prijs van een cursus calculeren inclusief de overhead.
  • KM vergoeding ten behoeve van de financiële overzichten (kan op cursusniveau worden aangepast naar vast bedrag)
  • Admin tarief (wordt nog niet gebruikt in deze versie)
  • Standaard bedrag voor het docenten honorarium. Kan op meerdere plekken van worden afgeweken.
  • Max. incassoregels. Soms stelt de bank eisen aan het maximum aantal incassoregels dat is toegestaan per batch. Dit maximum kan hier worden ingesteld. Als dit getal op nul blijft staan worden geen incasso's gemaakt bij het aanmaken van de batch. Indien uw contract geen maximum kent, vul dan 999999 in.
  • Max. incassobedrag. Soms stelt de bank eisen aan het maximum bedrag dat is toegestaan per batch. Dit maximum kan hier worden ingesteld. Als dit getal op nul blijft staan worden geen incasso's gemaakt bij het aanmaken van de batch. Indien uw contract geen maximum kent, vul dan 999999 in.
  • Incassokosten is het bedrag dat bij iedere termijn incasso wordt opgeteld indien u hiervoor kosten in rekening wilt brengen.

Indien u een aanpassing maakt komt er een icoon met een diskette in het menu te staan ten teken dat u uw aanpassingen moet opslaan met de knop onderaan de pagina!

Tabblad "Cursus standaard waarden"

Std instellingen.png

Een reeks van instellingen die hier slechts dienen om aan te geven welke waarde deze velden moeten hebben bij het initieel aanmaken van een nieuwe cursus. Deze waarden op de juiste manier "aan" of "uit" zetten bespaart tijdens het invoeren van een cursus veel werk. De betekenis van deze velden worden bij het onderhoudscherm voor de cursussen besproken, hier wordt slechts de aanvangswaarde aangegeven.

Tabblad "Factuur instellingen"

Hier kunt u opgeven welke informatie er op een factuur moet komen te staan. U kunt per inschrijving een factuur en/of een betaalbewijs maken. Zie de handleiding bij het inschrijfformulier.

NB: Indien u de editor voor de kop- en voetregels niet ziet zoals hierboven, doe dan een 'hard refresh' van uw browser (F5 of Shift+F5) of gooi het geheugen (de cache) helemaal leeg. 

  • Het factuurnummer wordt opgebouwd uit een door u te bepalen vast deel gekoppeld aan een oplopend nummer. Dit nummer kunt u zelf instellen. Bij het aanmaken van een factuur wordt het met één opgehoogd. Als u een factuur opnieuw wilt maken met hetzelfde nummer, zet dan nummer dan hier gewoon weer naar het gewenste nummer. Zorg zelf dat uw nummering blijft voldoen aan de eisen van de belasting.
  • Zet uw logo in de afbeeldingen onder de bijlagen en knip/plak het adres (de url) van het logo in het veld voor het logo. Het logo wordt linksbovenaan op de factuur afgedrukt met een maximale hoogte van 100px. Maak het plaatje niet kleiner dan 100px hoog. LET OP: Het is verplicht een logo aan te geven. Zo niet dan krijgt u een foutmelding bij het aanmaken van een factuur of betaalbewijs.
  • U kunt de onderwerpregel op uw factuur hier zelf bepalen.
  • De betaaltermijn kan op twee manieren. U kunt een aantal dagen opgeven t.o.v. de startdatum van de cursus, bijvoorbeeld -10. Dan wordt de uiterste betaaltermijn uitgerekend t.o.v. de startdatum. Als de factuur binnen 10 dagen van de cursusstart wordt aangemaakt, dan staat de betaaltermijn automatisch op morgen OF
  • U vult een vaste tekst met een betaaltermijn in, bijvoorbeeld betalen binnen 10 werkdagen o.i.d.
  • Vervolgens komt rechtsboven op de factuur een header die u hier kunt invullen
  • En optioneel kan ook een footer worden opgegeven (maximaal 3 regels hoog).

Tabblad "Functionele instellingen"

Hier geeft u aan hoe het systeem zich dient te gedragen in uw situatie. 

  •  Incasso's automatisch boeken: U kunt dit 'aan' zetten of 'uit' laten staan. 
    • Indien de waarde 'aan' staat, zal na het aanmaken van een incasso bestand het systeem alle aangemaakt incasso's beschouwen als ontvangen. Binnen 3 tot 4 dagen na het aanbieden van de batch aan de bank kunnen er nog storneringen plaatsvinden. Die moet u dan alsnog bij de inschrijving boeken. Het voordeel van deze werkwijze is dat u er geen omkijken meer naar heeft en alleen de uitzonderingen moet afhandelen. Deze werkwijze kunt u alleen hanteren indien u er van uit gaat dat uw cursisten altijd deelnemen tenzij ze uiteindelijk een wanbetaler blijken te zijn. U loopt wel een (gering) risico: het zou kunnen voorkomen dat er een incasso batch net is aangeboden met daarin een aantal posten. Direct daarna geeft u van een bepaalde cursus aan dat hij niet doorgaat terwijl er wellicht een incasso voor een deelnemer in die nog lopende batch zit. Stel nu dat u ontvangen bedragen direct zou terugbetalen (nog voordat de incasso batch geheel is verwerkt bij de bank), dan zou u in theorie iemand kunnen terugbetalen waarvan binnen enkele dagen een stornering plaats vindt. Het is ver gezocht, maar het zou kunnen. Indien u dit echt wilt uitsluiten, gebruik zet deze optie dan 'uit' zodat hij werkt als volgt:
    • Indien de waarde 'uit' staat, dan zal na het aanmaken van een incasso batch de betaling nog niet bij de cursist worden geboekt. Met andere woorden, het lijkt in het systeem alsof ze nog niet hebben betaald. U kunt wel zien dat een incasso in een bepaalde batch is opgenomen. Met deze werkwijze is het de bedoeling dat u eerst afwacht of er nog storneringen binnenkomen. Als dat zo is, dan verwerkt u deze eerst handmatig bij de inschrijving. Daarna gaat u terug naar het scherm waar de incasso's worden aangemaakt waar dan een knop is te zien waarmee u de batch verwerkt. Als u dit als laatste doet, dan worden de betalingen definitief aangegeven bij de incasso's. Zat er dan een stornering bij, dan had u die al teruggeboekt bij de inschrijving. U kunt ook bij de verwerking de echte transactiedatum zoals hij op het bankafschrift staat meegeven zodat dit weer aansluit bij de echte datum waarop het bedrag is ontvangen. Deze werkwijze ('uit') is verplicht bij het gebruik van de volgende optie:
  • Deelname bevestigen bij betaling: U kunt ook dit 'aan' of 'uit' zetten.
    • Met deze optie 'aan' zal een bevestiging van deelname alleen worden verzonden indien er ook een (deel van) het cursusgeld is ontvangen. Bij incasso in termijnen in de praktijk voor het ontvangen van de eerste termijn. Let echter op: Zolang het niet zeker is of een cursus doorgaat en iemand schrijft in (onder het maximum aantal), zal deze inschrijving al bekend zijn als 'deelnemer' ook al is nog niet duidelijk of de cursus door zal gaan. Zo'n deelnemer zal eerst een bevestiging van inschrijving krijgen, nog geen bevestiging van deelname. Dat is de normale werking. Als iemand echter inschrijft op een cursus die al doorgaat, maar er is nog niet betaald, dan krijgt die persoon geen bevestiging van inschrijving meer (omdat die persoon, indien er betaald was geweest, al direct een bevestiging van deelname had gekregen). 
    • Met deze optie 'uit' zal er altijd een bevestiging van deelname worden gestuurd naar inschrijvingen t/m het maximum op een cursus die doorgaat. Is het nog niet zeker dat een cursus doorgaat, dan krijgt zo iemand een bevestiging van inschrijving. Dit is de oorspronkelijke werking van het systeem. 

Deze instelling wordt onder andere in Den Haag toegepast waar met alleen een bevestiging van deelname wil sturen na ontvangst van de betaling. Met deze instellingen is het mogelijk om de boeking pas te doen na de definitieve incasso en vervolgens de bevestiging pas te sturen als er ook een betaling is ontvangen. Mocht het bovenstaande niet duidelijk zijn, stuur dan even een mail naar info@mijnvolksuniversiteit.nl.    

  • Incasso alleen voor cursussen die doorgaan
    • Aan: er zal alleen geïncasseerd worden indien de cursus ook echt door gaat
    • Uit: er kan ook geïncasseerd worden indien bijvoorbeeld het minimum is bereikt maar doorgaan nog niet is aangegeven (afhankelijk van de instellingen bij de cursus)
  • Update site alleen met huidig seizoen
    • Standaard moet dit aan staan voor alle gebruikers met een eigen site (anders gaat de export fout)
    • Voor gebruikers van een MijnVU website is het verstandig om dit uit te laten staan. Hierdoor wordt het mogelijk om bijvoorbeeld de zomercursussen uit seizoen 1 te combineren op de site met de najaarcursussen uit seizoen 2.
LET OP!: Zodra u dit vinkje weghaalt, is het mogelijk om op een MijnVU website cursussen te publiceren uit meerdere seizoenen tegelijk. Met het inlezen van inschrijvingen wordt hiermee rekening gehouden. Maar, zodra u dit uit zet, worden ALLE cursussen in ALLE seizoenen waarbij 'Toon op website' AAN staat, ook daadwerkelijk naar de site gezet. Zet dus in oude seizoenen ALLE cursussen UIT voor de website met behulp van de bulk-update functie. Bij twijfel, neem even contact op!.
  • Cursus verplaatsbaar: Indien dit vinkje aan staat verschijnt er voor de Super User een icoon extra op het cursusdetailscherm waarmee de cursus verplaatst kan worden naar een ander seizoen. Dit kan alleen zolang er nog geen inschrijvingen op zijn gedaan.
  • Docenten contracten: vul hier in welke contractvormen u heeft. Doe het wel gelijk goed, de waarden worden overgenomen bij elke docent en niet later aangepast indien u de waarden hier later wijzigt. U kunt zelf bepalen hoeveel waarden u wilt gebruiken. In dit voorbeeld staan een freelance vorm en een leverancier die een factuur stuurt. Dat staat ingevoerd als Freelance (OvO)|Crediteur. Met het | teken brengt u de scheiding aan tussen de door u gewenste waarden. Na het aanbrengen van de waarden op dit scherm wordt bij iedere docent de keuzen tussen de waarden geboden.
    LET OP: Dit is de oorspronkelijke manier van werken met docentencontracten. Beter is het om manier te gebruiken die sinds 2013 in gebruik is. Zie hiervoor de handleiding bij Instellingen-Sessie status en Instellingen-Contract soorten.
  • Email en PDF instellingen: Hier is het tot op zekere hoogte mogelijk om een aantal dingen in te stellen: 
    •  De in de mail en de PDF toegepaste font grootte. Met de initiële instelling komen ze er in de mail en de PDF ongeveer even groot uit te zien. Ze ze niet gelijk aan elkaar, want dan is het effect dat de PDF de helft kleiner is. Dit heeft met de toegepaste software te maken. Indien deze waarden worden aangepast, dan goed testen!
    •  Het font type kan worden aangepast voor de mail. Helaas niet voor de PDF.
    •  De boven en links marge in de PDF tot het adres blok. Hiermee kan worden gezorgd dat het adres correct achter een venster terecht komt. Deze waarde opgeven in cm met een decimale punt! (bijv: 3.5cm)
    •  De Marge tussen het adres blok en het onderwerp. Hiermee kan worden gezorgd dat het onderwerp niet leesbaar is achter het venster van de envelop. Deze waarde opgeven in cm met een decimale punt!
  • Bewijs van deelname toevoegen aan bevestiging van deelname. De bevestiging worden standaard voorzien van een "bewijs van deelname" blok wat na de footer wordt weergegeven. Indien uw instelling hier niet mee werkt, dan kan dit worden uitgezet.
  • Geadresseerde toevoegen in mail: Indien dit aanstaat wordt het adresblok wat normaal boven aan de brieven staat indien deze in een PDF terecht komen, ook meegegeven in de mail. Standaard staat dit uit omdat het toevoegen van een adres niet gebruikelijk is in de mail. 

Tabblad "Weergave opties"

  • Met het aanzetten van "Inschrijvingen standaard zichtbaar" stelt u in dat bij het binnenkomen op het scherm met cursusinformatie de lijst met inschrijvingen standaard zichtbaar wordt. Door dit uit te laten staan zal deze lijst standaard dicht geklapt staan waardoor u sneller bij de cursus gegevens bent. 
  • Aantal regels op het cursusscherm: stel hier het aantal regels in wat u op het planning en onderhoud scherm met de cursussen tegelijk wilt zien. Weinig regels geeft veel pagina's maar zal nog sneller laden. Veel regels geeft een lange pagina die wellicht erg handig is, maar iets trager zal laden. De keuze is aan u, het maximum is 999.

Vergeet niet na het invullen op “Opslaan” te klikken.