Bestellijst

Geen bestellingen

Personen toevoegen/onderhouden

Gebruiken van de zoekfunctie

U kunt reeds in het systeem aanwezige personen opzoeken via de zoekfunctie in de header. De zoekfunctie werkt met verschillende criteria waarop personen gezocht kunnen worden. Dit zijn de volgende criteria:

  •  Achternaam
  •  Voornaam
  •  Postcode
  •  E-mail
  •  Rekeningnummer
  •  Persoonsnummer (het door MijnVU toegekende nummer waarmee het inschrijfnummer begint)

De straatnaam is verwijderd uit de zoekcriteria omdat te veel achternamen ook voorkomen in een straatnaam. Hierdoor was de selectie te grof om snel een zoekresultaat te bereiken. De postcode wordt nog wel toegepast zodat iemand ook snel is te vinden op adres.

Zodra u de eerste letter(s)/cijfer(s) van een zoekterm begint in te voeren verschijnt het resulaat op het scherm. Let op, er worden maximaal 50 zoekresultaten weergegeven om te voorkomen dat de lijst veel te lang wordt. Om te komen tot een verfijnder zoekresultaat hoeft u alleen maar meer letters/cijfers in te voeren. Het systeem zoekt niet op een combinatie van velden. Indien u iemand niet kunt vinden omdat u zoekt op bijvoorbeeld "Jansen", maar daar zijn er méér dan 15 van aanwezig in het systeem, dan helpt het niet om er bijvoorbeeld "Jan Jansen" van te maken omdat er niet tegelijk wordt gezocht op voornaam én achternaam. Zoek in dat geval bijvoorbeeld op adres o.i.d.

Beheren van personen

Personen (cursisten, docenten, contactpersonen enz.) kunt u invoeren via "Programma" -> "Personen", maar als het om een cursist gaat die vanaf een inschrijfformulier moet worden toegevoegd, is dit het handigst via "Inschrijvingen" -> "Handmatig". Beide opties komen op hetzelfde scherm uit:

Hier kunt u een persoon aan de database toevoegen. Docenten en cursusbegeleiders zijn personen en indien u deze wilt aangeven bij de te plannen cursus, dan moeten ze eerst in het systeem worden opgenomen. Het invullen van de persoonsgegevens wijst zichzelf. Informatie aangegeven met een * is verplicht. 

Persoonsgegevens verwijderen

Zodra aan een persoon eenmaal inschrijvingen, betalingen enz zijn gekoppeld, is het niet meer mogelijk om het persoonsrecord te verwijderen. Om toch te voldoen aan de AVG is er een andere manier om persoonsgegevens te verwijderen op verzoek van een cursist. Log in als Super User en ga naar die persoon. U ziet dan rechtsboven een 'oog' icoon. Klik op dit icoon. U wordt nog gevraagd of u zeker weet dat u deze persoon wilt anonimiseren. Bij bevestiging worden alle relevantie persoonsgegevens leeg gemaakt en komt in de achternaam te staan: Persoon 12345 (maar dan het nummer van het record). Alle gevoelige gegevens zijn dan weg. De postcode, het geslacht en de leeftijd blijven zodat u later de inschrijvingen nog kunt relateren aan de wijk, het geslacht en de leeftijd zonder dat u weet wie het was.  

Inloggegevens

De Super User kan iedere persoon in het systeem ook inlogrechten geven. Dat doe je normaal gesproken dus alleen met medewerkers die, in het kader van de AVG, ook geregistreerd zijn als personen die bij de persoonsgegevens van anderen mogen komen. Bepaal de rol van die persoon en maak een wachtwoord aan. Daarmee kan de persoon aansluiten. 

LET OP: Er is een belangrijke voorwaarde: een persoon die in moet kunnen loggen moet met een uniek email adres in het hele systeem zitten. Dat is helaas letterlijk: ook al is iemand bijvoorbeeld cursist bij een andere VU en medewerker bij die van u, dan mag die persoon niet hetzelfde email adres gebruiken! 

In de export Excel met alle personen staat in de laatste kolommen wie welke rol heeft. Ook belangrijk om op enig moment iemand de rol en de toegang weer te ontzeggen bijvoorbeeld als die persoon geen medewerker meer is. Het ontzeggen van de toegang kan alleen door die persoon de rol 'Geen' te geven. Daarmee blokkeert de inlog.

Specifieke docenten gegevens

Indien het om een docent gaat klikt u het vakje achter “Docent?” aan om aan te geven dat deze persoon een docent is. Een persoon kan meerdere rollen hebben binnen de organisatie. Zo kan een docent ook cursist zijn en wellicht ook nog bestuurslid. Dit kunt u bij de persoon aangeven. Indien u “Docent?” aanklikt dan komen er nog enkele aanvullende opties. Het is mogelijk een kort CV aan te geven wat gepubliceerd kan worden op uw website.

TutorDetails.png

Verder kunt u zelf een docentcode bedenken en aan de docent koppelen. Deze code is eigenlijk niet nodig, maar sommige VU’s hebben een eigen methode van “coderen” van docenten en het staat u vrij deze hier op te geven. Die code zal dan worden gebruikt in bijvoorbeeld overzichten e.d. Verder is het docent tarief op te geven. Standaard wordt deze waarde gevuld met een bedrag wat de Super User heeft opgegeven als uitgangspunt. Op deze plek kunt u daar voor deze docent van afwijken. Later kunt u bij het bepalen van de cursus daar nogmaals van afwijken indien deze docent voor verschillende cursussen verschillende honoraria zou krijgen. Het tarieftype is “per sessie” om aan te geven dat het aangegeven bedrag per sessie wordt betaald of “per uur” om aan te geven dat het bedrag per uur wordt betaald.

Vervolgens kunt u aangeven onder welke contract vorm uw docent in uw administratie staat en of de docent jaarlijks betaald wenst te worden (standaard is maandelijks). De waarden die "Docent contracten" kunt kiezen, bepaalt u zelf bij de systeem waarden. Deze waarden worden gebruikt bij de uitvoer voor de docenten betalingen. 

Vervolgens is aan te geven met ingang van welke datum de Overeenkomst van Opdracht met deze persoon is afgesloten. Tenslotte is een reisafstand vice versa in kilometers aan te geven in verband met de berekening van de cursuskosten en de declaratie.

In het geval het om een cursusbegeleider gaat is alleen aan te geven vanaf welke datum deze persoon deze rol vervult en zodra deze persoon hier mee stopt is ook dat aan te geven zodat later teruggevonden kan worden gedurende welke periode deze persoon zich heeft ingezet als begeleider.

Na al deze voorbereidingen is het mogelijk een cursus aan het cursusaanbod toe te voegen.

Onderhouden docenten contract periode

Het is mogelijk om aan te geven welk contract een docent heeft en tot wanneer. Zo is altijd bekend op welke wijze de docent betaald dient te worden voor cursussen die zijn gegeven in de aangegeven periode. Klik op het edit symbool:

Maak contract type.png

Dan opent een venster:

 Nieuw contract type.png

Kies uit de beschikbaar soorten. Indien deze er nog niet zijn, maak ze dan eerst aan onder Instellingen->Contract soorten. Kies een contract soort, een betaalwijze en, indien er betaald wordt langs een ander rekening nummer dan aangegeven bij de persoonsgegeven, het IBAN nummer en de tenaamstelling. Geef vervolgens de ingangsdatum op. Het contract loopt altijd door tot het heden of tot de datum vanaf wanneer een nieuw contract type ingaast. Het oude niet weggooien!!