Bestellijst

Geen bestellingen

SEPA terugbetalingen

Terugbetalen kan in MijnVU op twee manieren:

Handmatig

Er kan handmatig per inschrijving aan worden gegeven of er iets is terugbetaald. Dat is net zo als bij een contante betaling, na ontvangst van de betaling wordt in MijnVU genoteerd dat er is betaald. Dat geldt ook voor een terugbetaling. Pas als er is terugbetaald wordt dat in MijnVU aangegeven met een handmatige terugbetaling zodat het saldo weer klopt. Dit is daarmee volledig de eigen verantwoordelijkheid om te betalen en dit te noteren. Dit werkt per inschrijving individueel. De betalingshandeling zelf loopt dan buiten MijnVU om. Om dit te doen, hoeft het vinkje "Terugbetalen" niet aan te staan. Sterker nog, het zou niet aan mogen staan omdat anders de automatische werking het terugbetalen overneemt.

Automatisch via een batch

Een alternatief is om bij de cursus het vakje "terugbetalen" aan te vinken. Dan wordt voor iedere inschrijving op die cursus gekeken of er iets moet worden terugbetaald. Dat kan een saldoverschil zijn (in het voordeel van de cursist), na een annulering waarvan de betaling al was ontvangen, of een cursus die niet doorgaat en waarbij alle inschrijvingen getest moeten worden op een eventueel terug te betalen bedrag. 

Let op, indien administratiekosten in rekening moeten worden gebracht bij een annulering, dan moet dit tijdens de status verandering van Deelnemer naar Annulering direct worden aangegeven op het inschrijfformulier. Dan komt het openstaande saldo correct te staan. De berekening van de terugbetaling houdt hier dan rekening mee.

Het systeem maakt dan een betaalregel "Terugbetaling (batch)" aan met het juiste bedrag. En uiteraard, als er bijvoorbeeld nog niets was betaald, dan wordt er niets terug betaald, als er alleen een eerste termijn is geïncasseerd, dan wordt alleen die termijn terugbetaald en de overige termijnen verwijderd of als er een incasso klaar stond, wordt deze ook verwijderd (mits nog niet uitgevoerd). 

Het voordeel van deze werking is, dat mocht er later op de dag nog een inschrijving binnenkomen via de website op een cursus die is gemarkeerd als "niet doorgaan", dan wordt die bij het inschrijven al gelijk behandeld zoals hierboven. Dus als het een iDeal betaling was, wordt er gelijk een terugbetaling aangemaakt. Of als het een incasso was, dan wordt deze niet opgenomen enz. Daar hoeft dan niet op gelet te worden.

Werking batches

Het aanmaken van terugbetalingen gebeurt op dit scherm door op de knop "Ja" te klikken. Het systeem kijkt alleen naar de cursussen waarbij het vakje "Terugbetalen" is aangezet en kijkt dan ook alleen naar inschrijvingen waarbij een "terugbetaalrecord" aanwezig is voor het juiste bedrag. Dit terugbetaalrecord wordt automatisch gemaakt op het moment dat u bij de cursus het vakje "Terugbetalen" aan klikt en dan alleen voor de inschrijvingen waarop ook iets is terug te betalen. Dit automatisch aanmaken gebeurt alleen op het moment dat u het vinkje aanzet. Als er later nog een inschrijjving bij zou komen op de cursus en daarop zou iets terugbetaald moeten worden (bijvoorbeeld omdat er met iDeal was betaald), dan moet u het terugbetaalrecord zelf aanmaken. 

In het geval dat er bijvoorbeeld al een aantal betalingen zijn gedaan op een cursus die toch niet doorgaat, dan klikt u bij die cursus het vakje "Gaat niet door aan" én het vakje "Terugbetalen". Dan zal het programma bij iedere inschrijving waarop een betaling is ontvangen een record toevoegen voor het juiste terug te betalen bedrag. Uiteraard worden nog niet geincasseerde bedragen niet terugbetaald. 

In het geval van inschrijvingen die op een wachtlijst staan zal het aanklikken van het vakje "Terugbetalen" leiden tot het aanmaken van een terugbetaling voor die personen die ook al iets hadden betaald. Indien daarna deze menufunctie "Terugbetalingen" wordt gekozen, zal voor deze inschrijvingen een terugbetaling worden aangemaakt in het SEPA bestand.

Indien u na het aanmaken van een batch tot de conclusie komt dat de batch niet de juiste terugbetalingen bevat, dan kunt u de batch terugdraaien met het 'Herstel' icoon en de oorzaak opzoeken en herstellen. Daanra maakt u eenvoudig weer een nieuwe bach aan.